О необходимости и нужности ретро-конверсии каталогов сказано очень много. В современной библиотеке с ее развитым электронным каталогом (ЭК), рано или поздно этот вопрос встает довольно остро. Поскольку процесс создания ЭК бурно развивался в 90-е годы, то доступным читателю становились записи, вводимые с 91, 93, 95 года (везде по-разному). Процесс корпоративной каталогизации, предусматривающий большие возможности для использования и поиска информации, тем не менее, не учитывал ретро-записи. Эта проблема требовала комплексного подхода, взвешенных решений и хорошего программного и технического обеспечения.

Безусловно, отменить или выбросить за ненадобностью карточные каталоги – цель пока несбыточная и в принципе ненужная. Как показывает практика, читатели пока не готовы использовать только ЭК, и по-прежнему более чем активно пользуются каталогами традиционными. Но перевод описаний старых книг, содержащихся в каталоге, в формат ЭК – задача необходимая и безусловно нужная пользователю. Разные библиотеки подходят к решению этого вопроса неодинаково.

Так, например, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук (ГПНТБ СО РАН), электронные каталоги которой включают библиографические записи на все виды изданий с 1992 года, в 2011 году занялась вопросом ретро-конверсии книг.

Библиотека пошла по пути сканирования алфавитных каталогов [1]. Это позволяет проводить работу значительно быстрее, чем при ручном вводе карточек, однако создает и дополнительные проблемы. Карточки после сканирования попадают в базу в виде образов. Необходимо редактирование и дальнейшая работа с ними для того, чтобы с этими записями можно было работать.

Центральная библиотека Пущинского научного центра РАН, занимающаяся ретро-конверсией с 2010 года, к данному моменту накопила ценный опыт, которым хочется поделиться.

Библиотека располагает почти миллионным фондом научно-технической литературы по всем профильным и смежным дисциплинам. Только алфавитный каталог включает в себя 147 ящиков книг на русском языке и 28 ящиков книг на иностранных языках (что соответствует 101 тыс. 615 экземпляров книг). В среднем в каждом каталожном ящике находится 1 тыс. карточек. Для ввода в ретро-каталог используются записи до 1995 года (иногда до 1993), при этом берутся только основные карточки (исключая добавочные, ссылочные и справочные), имеющие шифр, инвентарный номер, индексы систематизации.

Особенностью конверсии в библиотеке является то, что записи, попадающие в основную базу, не требуют редактирования, и сразу попадают в работу наравне с описаниями новых книг.

 Безусловно, есть и систематический каталог, сканированная версия которого была создана в библиотеке в 2007 году [2]. Имидж-каталог можно увидеть на сайте библиотеки  по адресу: http://cbp.iteb.psn.ru. Сканирование проводилось с помощью сканера ЭЛАР СКАМАК 2000С, скорость составила 80 библиографических карточек в минуту. Так как систематический каталог библиотеки организован по ББК, сканирование выполнялось пачками от разделителя до разделителя. Всего было отсканировано 132 стандартных каталожных ящика, что потребовало 140 часов рабочего времени непрофессионального оператора. Для просмотра полученных электронных карточек разработана интернет-система «Тематический поиск в ретро-каталоге», имитирующая работу читателя с традиционным каталогом. Она позволяет выбрать в диалоговом режиме нужную тематическую рубрику и просматривать образы библиографических карточек этой рубрики, расположенных в алфавитном порядке. Система предоставляет пользователю два режима работы: 1) иерархический просмотр; 2) поиск по ББК.

Когда все начиналось, предполагалось воспользоваться именно этим ресурсом и на его основе провести ретро-конверсию. Но, при ближайшем рассмотрении обнаружилось, что это очень проблематично. Поскольку в поля, обязательные для ввода библиографических записей (БЗ) входили так же инвентарные номера, то записи из СК не могли решить эту проблему.

В 2010 году Центральная библиотека Пущинского научного центра начала работать в формате новой программы, созданной Библиотекой по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) – Bibliobus. Все записи рабочей базы были конвертированы в новую базу и отвечают требованиям программы Bibliobus.

Для проведения ретро-конверсии был выбран алфавитный каталог книг, как наиболее полный и соответствующий требованиям ввода записей в формат новой программы. Именно он стал основным рабочим полем библиотекарей и каталогизаторов. Была создана локальная сеть, включающая 15 (а затем 8) операторов, вводящих ретро-записи в единую базу. При этом один человек должен осуществляет редактирование и контроль качества этих записей. Хотя процесс ручного ввода таких записей – вещь очень небыстрая, результаты впечатляют. За четыре года было введено 43 ящика книг на русском языке и 5 на иностранном (всего почти 19 тысяч записей). Ретро-записи полностью соответствуют требованиям программы Bibliobus и доступны пользователям библиотеки в удаленном доступе. Особенностью программы является то, что любые записи, впервые попадающие в ЭК, считаются новыми и автоматически попадают в еженедельное обновление Интернет-каталога библиотеки. Поэтому в списке новых поступлений читатель с удивлением может увидеть книги 1963, а то и 1915 года выпуска. Но это формальность, ведь в результате значительно расширяются временные рамки поиска и использования книг. Каковы же основные трудности и проблемы, с которыми библиотекари столкнулись в процессе ретро-конверсии?

Основной проблемой стало приведение в соответствие старых карточек требованиям новой программы. Записи считаются завершенными, если они имеют следующие поля: распределение, каталогизация, систематизация и инвентаризация. Это поначалу привело к большому количеству ошибок и несоответствий, которые пришлось исправлять. Координатору пришлось не раз уточнять правила ввода для того, чтобы старые записи не выглядели инородным телом на фоне современных описаний. Безусловно, как и в любой работе, сыграл свою роль человеческий фактор. Операторы, участвующие в создании ретро-каталога, в большинстве своем люди без специального библиотечного образования, не знающие тонкостей библиографического описания. Поэтому правило – что вижу, то и пишу – пришлось долго искоренять из этой работы. Понадобилось составлять дополнительные инструкции, детально расписывающие процесс ввода. Это, безусловно, не прошло даром. Качество вводимых записей значительно улучшилось, причем без уменьшения скорости ввода. Скорость в среднем составляет 25-40 карточек в день на одного оператора (работа по вводу ретро-записей является дополнительной, а не основной для библиотекарей).

Предварительные итоги данной работы показывают, что она, помимо всего прочего, позволяет отследить процентное соотношение ретро-записей в объеме каталогов (примерно треть всех книг). В процессе ввода было выявлено (и исправлено) множество скрытых ошибок и неточностей каталога.

Работа над ретро-каталогом продолжается.

1. Ретроспективная конверсия карточных каталогов в ГПНТБ СО РАН / Стукалова А.А. и др. // Библиосфера. – 2012. – № 4. – С. 95–101.
2. Довбня Е.В., Митрошин И.А. Интернет-версия: удобно, быстро, надежно // Библиотека. 2012. – № 2. – С. 28–30.